用科学方式整理你的财富- 第18部分

　　　　（4）账务处理程序不同。手工账务处理由记账凭证到科目汇总表到账簿无法避兔重复转抄的弱点。在电算化处理中，只有输入。处理与输出三个环节，控制好输入环节，从会计凭证到会计报表可以一气完成，计算机完成所有中间过程，而且资料随查随调，用不着去一本本翻阅沉年旧账，大大节约了工作的时间。

　　　　（5）账簿形式及更正错误方法不同。手工会计有订本式账簿（总分类账），活页式账册（明细账），而电算化打出的账页是卷带状，不可能是订本式。其特点也决定其在会计更正时只能采取红字冲正法与补充登记法，而不是划线法。

　　　　（6）会计信息系统的设计方法与内部控制不同。在会计电算化中，会计数据处理是高度自动化的，不仅需要遵守侩计法》、《会计准则》，还需遵循电算化下的一些特殊程序，不能想打成什么样就打成什么样。原先内部控制很注重流程控制，使用电算化后，内部控制方式已部分由计算机代替，提高了内部控制的效率。

　　　　（7）对会计人员及管理人员的素质要求更高。这一点是毋庸置疑的，首先要会『操』作，其次还涉及到硬件维护等问题，更高一层次的还有利用相关信息决策问题，哪一条都需要提高公司人员素质。

　　　　6会计电算化对私营公司有什么好处呢？

　　　　引入会计电算化可以有效的减轻财务工作的强度，提高公司的运营效率。更重要的是可以有效地提高会计核算的质量，促进会计工作的规范化，会计信息的完整及时与准确。同时将会计信息与财务管理结合，促进公司的经营管理，提高公司的经济效益。对于改变我国私营公司低水平扩张，低水平管理的现状帮助很大。

　　　　二、如何建立电算化会计信息系统，

　　　　引入电算化并不意味着公司所有的会计业务都由计算机处理，一下子实现无纸化『操』作。这好比让一个只会爬的婴儿一下子学会跑一样。公司可以根据自身业务的实际需要选择单项或几项业务实现电算化，当然，如果公司发展规模够大，财力雄厚，整个管理实行电算化也未偿不可。

　　　　1。公司要建立电算化会计信息系统需做好以下几方面工作

　　　　（1）建立实施电算化的队伍组织。要实施电算化首先就要有〃人〃。公司必须先从财务部和其它业务部门抽调一批既懂会计又懂计算机的复合型人才组成一支队伍，否则电算化难以真正落实下去。

　　　　（2）打好费用预算。实施电算化是必然需要经费的。这就需要决策人事先做一个详细的预算预计几年后可以收回成本，公司的资金状况，采用什么样的方式支付费用等等。很多私营公司也就是因为考虑到公司业务简单，会计人员闲置，设备需要花钱而且又不带来直接经济效益流入才迟迟不行动的。做好预算的确可以防止公司〃杀鸡用牛刀〃造成更大的效率损失。

　　　　（3）配置安装硬件及系统软件。要实行电算化当然要引入主机、显示器、打印机、键盘、鼠标器以及其它硬件。同时，还要引入维持财务软件正常运行的系统软件平台，也要引入为软件升级留有余地的系统软件配置。

　　　　（4）购买或开发会计应用软件。对于大多数私营公司也许都选择购买会计应用软件。大型企业可以选择根据自身实际需要定点开发软件。

　　　　（5）进行系统调试。在硬件软件安装完毕后，必须对财会应用软件进行系统调试。例如可以输人公司的历史数据，看看得出的结果与手工会计的结果是否一致，打印是否符合规定等等。

　　　　（6）试运行阶段。在这一阶段手工会计『操』作不能停止，与计算机同步运行。试运行阶段一般需保持3～6个月，并且两种方式结果应相同，才能停止试运行。

　　　　（7）验收。在向公司所在地区的财政部门或公司上级管理部门提交有关的文档资料，各种代码表和本单位具体的电算化会计管理制度后，由主管验收单位组织有关专家，根据一定的标准进行验收。验收通过后可以领取验收证书。如何建立会计电算化内部控制制度

　　　　私营公司实现了会计电算化并不等于废弃了内部控制制度，只是内部控制制度的重点会有所转移。那么如何建立会计电算化的内部控制制度呢？

　　　　（8）建立会计电算化岗位责任制。

　　　　建立岗位责任制，明确每个工作岗位的职责范围，这样才能做到事事有人管，人人有专责。可以设立基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括：会计主管出纳、会计核算、稽核、会计档案管理；电算化会计岗位包括：直接管理、『操』作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

　　　　（9）建立会计电算化『操』作管理制度。

　　　　该制度包括了以下内容：

　　　　1明确规定上机『操』作人员对会计软件『操』作工作内容和权限，对『操』作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员『操』作会计软件；

　　　　2预防已输人计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记账簿；

　　　　3『操』作人员离开机房前，应执行相应命令，退出会计软件；

　　　　4根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机『操』作记录，记录『操』作人。『操』作时间、『操』作内容、故障情况等内容。

　　　　（10）建立计算机硬件、软件数据管理制度。

　　　　主要包括：

　　　　1保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生；

　　　　2确保会计数据和会计软件和安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁『性』介质存放的数据要保存双备份；

　　　　3对正在使用的会计核算软件进行修改，对通用会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督；

　　　　4健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整『性』；

　　　　5健全必要的防治计算机病毒的措施。

　　　　（11）建立电算化会计档案育理制度。

　　　　会计电算化对会计档案的管理提出了更高的要求，其中包括：

　　　　1电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据，以其它磁『性』介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；这里的会计数据是指记账凭证，会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据；

　　　　2电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责；

　　　　3对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防『潮』和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点；

　　　　4采用磁『性』介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁『性』介质损坏，而使会计档案丢失。

　　　　5通用会计软件、定点开发会计软件，通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止按规定在该软件停止使用或有重大更改之后五年。

　　　　2。私营公司如何做好硬件平台与软件平白的选择？

　　　　当私营公司决定实行电算化时，首先要考虑的因素之一是如何选择硬件平台与软件平台，选择不同花费的资金不同，运行速度也不同，对公司影响当然也会不同。

　　　　硬件平台与软件平台合称为系统平台，是电算化系统运行的基础和环境，是位于电算化系统低层的各种软、硬件和开发工具等。下面我们分别加以介绍。

　　　　硬件平台的选择就是指计算机、打印机、不间断电源等配置及其工作方式的选择。也许你会问，硬件有什么选择的，能用不就行了。其实，当你走入计算机的世界，事情远没有那么简单。

　　　　电子计算机有大、中、小型机和微型机，它们的数据存储量、运算速度、存取精度指标均不相同。我们在商场中看到的往往是微型机。对私营公司来说，大型公司的会计数据量大，并且需要集中管理，所以较宜采用中小型机作为主机，而各个岗位在终端处理。在我国由于中小型机价格昂贵，系统软件通用『性』差，开发周期长，维护费用高，可移植『性』差，『操』作技术要求高，所以采用的并不多。目前已逐渐被微机和微机局域网所取代。

　　　　下面看一下主要几种硬件的选择。

　　　　（1）微机的选择

　　　　1关注运算速度。微机的运算速度主要由cpu的主频来决定，主频越高，速度越快。目前cpu主频已到igh2，而价格相差并不多，因此多花点钱也是值得的。

　　　　2内存不容忽视。内存容量越大，机器的功能越强，对大型软件适应能力越高。

　　　　3硬盘容量应尽量增大。现在20g的硬盘并不少见，价格也不贵。对一般公司而言很适合。

　　　　4显示器分辨率应高一些。

　　　　5关注计算机的售后服务。对于中小型私营公司尤其要注意这点，可以让厂家提供的服务尽量让厂商提供。

　　　　（2）打印机的选择。

　　　　目前市场上流行的打印机有针式、喷墨、激光打印机。选择打印机时主要考虑打印的行宽，打印速度，打印文字和图形的效果以及打印机的『性』能价格比，和售后服务情况。现在喷墨打印机与激光打印机的价格一降再降，打印效果也越来越好，公司选择时可以倾向于这两类打印机。

　　　　（3）不间断电源（ups）的选择。

　　　　不间断电源是防止突然断电时，数据来不及存储而丢失专门配备的。计算机的故障据分析有80％来自电源，加之我国