·这是我以前做过的吗？以后还可能要做吗？
·如果我现在花点时间去建立一个模式，以后还可以用的话，是不是会很好？
·我能不能建立一个模式，让其他人也能用？
·如果这是个书面的文件，我现在是不是应该一劳永逸地创建一个模板，以后可以反复使用？
你在开始前就应该决定这项任务是否可以交给别人去做。或许现在是把这个过程教给别人的最佳时间。越多的人会做这些工作，你就越有可能不用亲自动手了。在决定这项工作能不能和其他工作“打包”时，问问自己有没有与此相关的项目用以合并。你在做一件事时，有没有其他项目正好有同样的要求？比如，你要去收发室寄信时，还可以一并做些什么事，因为你寄一封信毕竟要跑上跑下。
重要任务的A…B…C和1…2…3
把你每日行动或下一步计划上的活动按重要性标上A、B、C，可以有效地帮助你区分主次任务。在分别考虑每一项任务时，按下文的说明去标上次序字母：
·“A”类重要项目指的是紧急任务。这些任务本来昨天就应该完成的。如果你不快点把这些任务完成，就会有大麻烦出现。如果你要给最后期限确定一个具体日期，那可能就是今天了。（第一象限危机）
·“B”类重要项目仍然是很重要的。甚至这些任务也可能有一个确定的最后期限，但它们和“A”类重要项目相比又没那么重要。如果你完不成这些项目中的一个，世界也不会因此结束。（第二象限要务）
·“C”类重要项目没有特定的时间限制。这些任务可能是小事，并且相对来讲没那么重要（甚至可能可以在间隙时间完成）。不需要现在就把精力和注意力投入到这里面去。（第三、四象限）
使用A…B…C要务分级系统可以让你避免把所有活动和项目都贴上绝对重要的标签。相反地，你把它们分成了A…B…C三大类。为了把这个方法用于实践，下文提供了一个范例，列举了15个你可能会有的目标。浏览一遍，用A…B…C的办法按照你认为的相对重要性把它们划分好。
工作单：A…B…C等级划分
个人目标重要性
1。每周读一本书
2。只作三个委员会的成员
3。每天花15分钟用于制定行动计划
4。每天花15分钟激发灵感（精神上的等等）
5。报一个班学习怎么和难相处的人相处。
6。在明年夏末学会开飞机。
7。在接下来的半年内参加10次网球课。
8。每天至少赞美一个人。
9。和竞争的公司里某位经理联系。
10。本月末重新规划工作领域。
11。买一本个人的日历和约见记录本。
12。每天加强锻炼，下个月减掉5英镑体重。
13。本月带家人去一家心仪的餐馆。
14。每天花一刻钟好好地陪我“重要的另一半”。
15。每周写一个细微边界观点运用于实际。
有时候关注关注“C”类事项看看它们进展如何也很不错。因为很多东西不会一直都停留在“C”类的水平上。这些活动可能会上升到表格的更高一层去，也可能会因为得到解决而完全从清单上消失。别人可能会去把它做好，或者那根本就不需要去做。
有些活动根本就不值得我们去排序。记住，有些事或许是别人交到你目前让你去做的，但这并不意味着你就有义务去做。如果某件事情完全是浪费你时间的，那么你就把它从你的主次任务表里彻底删去。
现在你已经看了一些活动列表的范例，那就再看下一个表。在写之前把表复印几份，这样你就可以反复利用了。首先，在表里写上你的当天活动清单；把你当天要做的每项活动都写下来。然后，根据我们上文所提到的分级标准去考虑清单上的每一项，再把它们分别标上A、B、C。
工作单：个人任务A…B…C等级划分
每日活动清单
1。重要性
2。
3．
4。
5。
6。
7。
8。
9。
10。
11。
12．
13。
14。
15。
因为你把各项活动都按照重要性分了类，所以你的每日活动清单就变得更为有效了。这有助于你做决定，因为你知道自己在做什么，并且知道这件事的相对重要性。
不幸的是，A…B…C分级系统并不能告诉你按照什么顺序去完成什么任务。假设你有15项任务要做，那就可能会有5个A、5个B、5个C。因为你一次只能做一件事，而五件事又同等重要，那么你应该先做什么呢？
这就涉及到我们的编号系统了。如果你的清单上确实有5个A级重要性的项目，你就考虑一下这5个项目。哪一个是最重要的？就算这5个都至关重要，但因为你一次只能做一件事，所以你必须选择出哪个是最重要的。你决定好哪个是最重要的以后，这个就成为你的A…1项目了。
如果还有其他任务，那就再选择：接下来最为重要的项目是什么？那个就是A…2了。继续把剩下的任务都编好号，直到A类任务里的所有项目都编上了一个序号。再按此方法把你清单上的B类和C类任务编好号。但是不要因为忙于给B类和C类任务编号而耽误了完成A类任务的时间。等你把这些都做完后，重新写一份你的每日活动清单，这一次按每项任务的重要性来排列（A…1，A…2，A…3；B…1；B…2等等）。
许多其他的因素，比如常识，会在这里起作用。如果让自己变成了清单的奴隶那就是管理不善了！清单再好也只是给你提供信息去总结出自己该做什么、为什么。
现在需要让你知道分级和划分主次任务中最重要的一个思想了：你要保持掌控权。不要让别人控制你，当然，也不要让清单控制了你。
例如，在你的每日活动清单上列有一个电话要打，大概需要10分钟。这不是你清单上A…1类的项目，但是，如果你要打电话的对象只在今天早上8：30…9：00有时间，那么你应该什么时候打这个电话呢？
你清单上的任何一个项目都可能受到绝对重要性分级以外的各种因素影响。时间、条件、环境等等都是你所做决定的一部分。但是如果你不清楚某项活动的重要性，你就很可能会做出错误的决定。这就是我们要把重要性分级这件事放在首位的原因。
重要性指标
当然，有时候你会感觉什么事都无比重要——你觉得无法区分出哪项任务是最重要的，或者有时候你刚开始做一天最重要的事，忽然又有更重要的事情出现。
显然，你不可能同时去做10件事。一种集中精力和思考的办法就是使用重要性指标。这种“强制选择”指标会驱使你在不同观点间做出抉择。这种办法的好处在于，不管你一下子考虑多少事情，你只需一次在两件事情中做出选择。
重要性指标包括两部分：左边，有一系列编好号的空格。用这种工具既可以处理少到三件事，也可以处理多达无数件事。把你清单上的所有项目都填入到这些空格里，次序随意（这个工具自己会编排好次序）。右边，有一系列从小到大的数字。这些数字是按两个一组来考虑的——在每个例子中考虑一个和另一个数字的关系。
看看以下的例子，假设你的清单上有五项任务，其中每一项看起来都非常重要，属于A…1类：
·昨天就该写好的报告
·给一位很生气的顾客打电话
·为部门制定下一年的预算
·写一封关于新产品的营销信件，和其他信件一同寄出
·本月要寄出和保管的收据。
五个项目都列在图表里了，并且按照前面的描述标了序号。例子里圈起来的数字和下面的选择相对应。
首先，#1旁边没有别的数字，那是因为你不可能拿自己和自己作对比！在#2旁边有1和2，这两个数字是告诉我们拿#1和#2作对比，而不要去管表上其他的数字了。问问你自己：1和2哪个更重要？把你选择的那个数用圈圈起来。上面的例子中，我们选择了#1——写报告，而没有选择#2——打电话。
然后再往下看#3。这一次右边有了两组数，因为这时你就有了两个选择。你要对比#1和#3，选择一个更重要的，然后对比#2和#3，再把所选的那个圈起来。在对比#1和#3时我们选择了#1，而在对比#2和#3时我们选择了#3。#4旁边有三组数：1和4，2和4，3和4。把每一组都做个对比，再把你选择的那个圈起来。你可以在图中看到我们的选择。
在#5旁边有四组数，因为你这时要把这个新项目和清单上的其他任何项都作对比了。等你做完这四个选择并圈好选项后，整个选择过程就完成了。
最后一步，等选好所有项目后，回过头去数数：右边的每个数字你各圈了几次？你圈了最多次（在这个例子中最多次即四次）的那个就是你真正的#1首要任务。剩下的项目可以按照被圈的次数排序，你选得最少（没选过）的那个就是排在清单最后的那个。在我们的例子中，通过数每个项目被圈过的次数，我们最后决定，写营销信件是我们所对比的五项活动中最为重要的。
这却并不意味着#1首要任务就是你要首先去做的！别忘了，任何像这样的排序都只是用作一个向导。其他外部因素及你所具备的常识会告诉你目前如何最好地利用自己的时间。
工作单：重要性指标——实践（空白）
你填完这张实践工作单后，就会知道其实还是可能有几个项目同等重要。那么你该怎么办呢？其实没问题。可能最后证明有两个甚至更多个项目确实同等重要，那么最后就由你自己决定怎么去排序了。你对比的项目越多，就越可能会出现这种情况。
另外一个可能困扰你的问题是：在实际操作中，你应该去对比多少个项目。我们的表格可以容下20个项目。显然，你一次想对比的项目越多，你清单上的数字就会越长，而你要�